6 pasos para una buena estrategia de automatización

Imagen de un checklist que representa los pasos que hay que dar para una correcta aplicación de una estrategia de automatización
La automatización de procesos y tareas se ha convertido algo fundamental para cualquier empresa «moderna» que quiera mejorar su eficiencia operativa y reducir los costes asociados a sus operaciones. Sin embargo, implementar una estrategia de automatización efectiva requiere de una planificación adecuada y enfoque estructurado . En este artículo, abordaremos seis pasos fundamentales para implementar una buena estrategia de automatización de procesos, desde la auditoría inicial hasta la ejecución gradual y la mejora continua.

Auditoría exhaustiva de procesos

La auditoría de cada uno de los procesos que existen en una organización es el primer paso esencial e indiscutible antes de iniciar cualquier proyecto de automatización. Consiste en realizar un análisis exhaustivo de los flujos de trabajo existentes en la organización. Durante esta etapa, se identifican y documentan los procesos manuales, las tareas repetitivas y los cuellos de botella que pueden estar obstaculizando una mayor eficiencia y el rendimiento empresarial. Estas auditorias proporcionan una visión nítida y detallada de cómo funcionan actualmente los procesos y ayuda a identificar las áreas que se beneficiarán más de la automatización.

Definición de objetivos

Tras haber superado satisfactoriamente la auditoría de procesos, llega el momento de establecer objetivos claros y medibles para la estrategia de automatización. Los objetivos deben ser específicos, alcanzables y alineados con la estrategia general de la organización. Por ejemplo, los objetivos podrían incluir la reducción de costes operativos en X %, la mejora de la calidad mediante la reducción de errores o la aceleración de los tiempos de entrega de productos o servicios. Establecer metas concretas permite evaluar el éxito de la implementación y proporciona una dirección clara para el equipo.

Análisis de viabilidad técnica

Antes de empezar a construir una solución de automatización, es fundamental realizar un análisis de viabilidad técnica. Esto implica evaluar la infraestructura existente, los sistemas de información y las capacidades tecnológicas de la organización. Es importante asegurarse de que la infraestructura pueda soportar la automatización propuesta y que los sistemas puedan integrarse sin interrupciones significativas. Durante este análisis, se deben considerar aspectos como la compatibilidad de software, la seguridad de datos y la escalabilidad de la solución. Un análisis de viabilidad técnica adecuado garantiza que la implementación de la automatización sea exitosa y sin contratiempos técnicos.

Análisis de viabilidad económica

Además de la viabilidad técnica, es crucial realizar un análisis de viabilidad económica. Este análisis implica evaluar los costes de implementación y mantenimiento de la solución de automatización en comparación con los beneficios esperados. Se deben tener en cuenta los costes iniciales, como la adquisición de software o hardware, así como los costes operativos continuos, como el soporte técnico y las actualizaciones. Es necesario analizar el retorno de inversión (ROI) esperado y el tiempo necesario para recuperar la inversión inicial. Un análisis riguroso de viabilidad económica ayuda a tomar decisiones informadas sobre la implementación de la automatización y asegura que sea financieramente viable y rentable para la organización.

Participación del equipo

La automatización de procesos no debe ser solo responsabilidad del departamento de IT o de un grupo selecto de personas. Para lograr una organización automatizada, es importante involucrar a todo el equipo y fomentar una cultura de colaboración. Esto implica formar a los empleados en el uso de las nuevas herramientas y fomentar su participación activa en el diseño de los flujos de trabajo automatizados. Al incluir a todas las partes interesadas, se obtiene una mayor aceptación y adopción de la automatización. Además, la colaboración entre diferentes departamentos y niveles jerárquicos permite obtener diferentes perspectivas y experiencia, lo que conduce a soluciones más eficientes y efectivas.

Ejecución gradual, análisis y mejora continua

La automatización de procesos no es un proyecto «one-off» y aislado, sino un proceso continuo. Se recomienda comenzar con la automatización de tareas o procesos más simples y luego avanzar gradualmente hacia procesos más complejos. Esta aproximación gradual permite identificar y resolver problemas a medida que surgen, minimizando el impacto en la operación diaria. Además, es importante establecer mecanismos de análisis y medición para evaluar constantemente el desempeño de los procesos automatizados. Esto permite identificar áreas de mejora y realizar ajustes en la automatización para maximizar su eficiencia y efectividad a lo largo del tiempo.
Founder de Bimetrick, David González

"Cualquier proyecto de automatización debe contar con una estrategia bien pensada y con unos pasos a seguir para cada etapa del proyecto. De esta manera, multiplicamos la probabilidad del éxito del proyecto"

David González

Bimetrick Founder

Conclusión

En Bimetrick nos apasionan los proyectos de automatización y tenemos algo de experiencia con ellos. Puedes contactarnos si tienes alguno en mente 😀